行政書士は、在留資格申請などを扱う専門職ですが、その行政書士の業務をサポートする「補助者」という仕事があります。

ただ、一般的にはその存在や仕事内容は知られていません。
ここでは、行政書士補助者の仕事内容などを詳しくご説明します。

行政書士補助者とは

行政書士事務所の中には、行政書士の他に行政書士をサポートする人がいる場合があります。このような人を「補助者」と言います。

補助者とは、主に行政書士の監督の下、官公署などに提出する書類を作成・提出する、あるいは証明書類などを請求できる資格を持つ人のことです。また、顧客対応を行う場合もあります。

行政書士の監督責任

行政書士補助者は、行政書士に準じる業務を行いますが、あくまでも行政書士の監督の下で仕事を行わなければなりません。従って、補助者が、独断で業務を行うことはできません。

補助者が行う業務は、行政書士の監督の下で行われるわけですから、もし補助者の業務に不備が生じた場合は、行政書士が責任を取ることになります。

 

行政書士補助者と一般事務の違い

行政書士事務所には、補助者の他に事務員を置いているところもあります。

では、先程ご説明した行政書士補助者と一般事務とは、どこが違うのでしょうか。


事務員は、一般企業の事務員と同じように、総務や経理に関する業務を基本的に自らの判断で行います。

しかし、補助者は、官公署などに提出する書類を作成・提出する、あるいは証明書類などを請求するなど、行政書士に近い仕事を行います。但し、自らの判断で行うことはなく、行政書士の監督の下であることが大前提です。

 

行政書士補助者の仕事内容

事務所内の仕事としては、他に事務員がいない場合、事務員の仕事を兼ねなければなりません。

電話対応、接客、郵便物・メールの処理などです。
その他に、補助者本来の仕事である書類の作成を行います。補助者の仕事は、書類作成がメインですから、文書作成はもちろん、作図などの作業ができるためのパソコンのスキルが必要です。


また、行政書士からの指示を受けて、書類作成のための調査なども行います。
さらに、行政書士が作成した書類のチェックなどのも行います。作成した申請書に、文字や数値の誤りがあれば、申請や許可が遅れてしまいますので、責任は重大です。


事務所外の仕事としては、申請書などの提出です。
申請書、許可書の多くは、基本的に窓口提出ですから、忙しい行政書士に代わって、官公署の窓口に書類を提出します。

補助者は、「○○行政書士事務所の補助者」という立場で提出しますから、官公署の担当者から補助者証の提示を求められれば、提示しなければなりません。


なお、補助者は書類の提出はできますが、その場で書類の修正、訂正はできせん。この場合は、一旦事務所に持ち帰って、行政書士が修正、訂正を行い、再度提出することになります。

また、行政書士の代理として、住民票や戸籍謄本などの証明書の請求を行います。この仕事も、忙しい行政書士に代わって行う仕事です。

 

行政書士補助者の求人数・ニーズ

行政書士事務所は、基本的に個人事業主ですから、補助者を置いている事務所は少数です。

各都道府県の行政書士会を統括している「日本行政書士会連合会」の調査によると、補助者を置いている行政書士事務所は全体の約32％です。

また、そのうちの約85％の事務所が、補助者1～3名ということになっています。


先程ご説明したように、補助者は行政書士に近い仕事を行います。従って、行政書士の資格を持っているが直ぐに開業するには不安がある、という人にとって補助者は理想的な職業です。


ただ、ハローワークなどで公に募集している職種ではありませんから、大きな行政書士事務所に自らアプローチするとか、知り合いを頼ってリサーチしていくなどの方法で、補助者の職を探していくしかありません。

 

行政書士補助者になるためには？

補助者になるための手続きは、「行政書士法」に規定されています。この法律によると、補助者になるには、各都道府県の行政書士会へ登録する必要があるとされています。

登録された後に、補助者証が交付され、この補助者証を携帯していないと、補助者の仕事をしてはいけないことになっています。


なお、同じ行政書士事務所でも、一般の事務員は、行政書士会への登録は必要ありません。
登録の申請には、各都道府県の行政書士会に、以下の書類を持参、または郵送します。

  • 補助者採用届（1枚）
  • 補助者の住民票（発行後3ヶ月以内：1通）
  • 写真（縦3cm×横2.5cm：2枚）
  • 手数料 2,000円（郵送の場合、現金書留か郵便小為替）
  • 返信用封筒（郵送の場合 ）

 

補助者バッヂとは？

行政書士には、行政書士であることを表すバッヂがあります。

顧客に会うとき、官公署に出向くときなどに、スーツの襟に着けることになっています。バッヂは金色で、コスモスの花びらがデザインされています。バッヂの真ん中には、行政書士の「行」の字が篆（てん）書体で記されています。


同じように、補助者にもバッヂがあります。行政書士のバッヂに似ていますが、補助者のバッヂには、真ん中に「補」という文字が入っています。補助者も、業務の際には、このバッヂを着けなければなりません。

 

行政書士補助者を辞職する流れ

補助者が行政書士事務所を辞職する場合には、事務所の就業規則などに従い、退職の手続きを取らなければなりません。それ以外にも、補助者としての登録を抹消する必要があります。

この手続きは、登録と同じように、各都道府県の行政書士会に届出を行わなければなりません。この時、交付されていた補助者証を返却します。

なお、補助者証の期限は、原則2年という決まりがあります。期限ごとに更新する必要があります。

 

まとめ

行政書士補助者の仕事は、行政書士の監督の下、行政書士の仕事をサポートすることです。

行政書士と同じく、業務中はバッヂを着け、責任感が求められます。また、行政書士の資格を持ち、将来行政書士事務所の開業を考えている人にとっては、うって付けの仕事です。