導入事例

「ビザ手続きが低コストで手離れ、働き始める安心感を醸成」

株式会社ABEJA様

ABEJA集合写真  修正
ABEJA People Operationsの志積さんと海外メンバーの皆さんとone visa代表岡村

注目を集めるAI企業ABEJA。多様な人財が集うことで実現する革新性、社会性の大きな挑戦

株式会社ABEJA(アベジャ:以下ABEJA)は近年注目を浴びるAI(人工知能)の分野で成長著しい企業です。

ABEJAは現在、AIやディープラーニングのビジネス活用を包括的に支援するPaaS「ABEJA Platform」や、業界別に特化したSaaSである「ABEJA Insight」を提供しています。「ABEJA Insight」としては、画像解析技術を駆使して来店人数カウント、年齢性別推定などの機能を小売・流通向けに提供する「ABEJA Insight for Retail」、製造現場向けに、完成品や中間製品、材料の自動検品、操縦機器の危険検知などを提供する「ABEJA Insight for Manufacture」、インフラ設備を監視し安全かつ安定した稼働を実現するソリューションの「ABEJA Insight for Infrastructure」というSaaSを提供しています。

その技術力は世界水準で高く評価されており、出資企業にはSalesforce.comやNVIDIAなど名だたるITグローバルベンダーが名を連ねています。

ABEJAでは、革新性、社会性の高い事業へ取り組むために、世界中から多様な人財を受け入れています。

志積さん画像

ABEJA People Operations 志積 由香子さん

国内外問わない人財の採用と社内の文化醸成など幅広い領域を担当

「コンピューターサイエンスを学ぶ環境を見てみても、海外大学の中には、その時々の最先端テクノロジーを積極的にキャッチアップし、取り入れていくことを推奨するカリキュラムや機会が多くあります。また大学としても、長期休暇の間に最低でも8週間以上の実務インターンシップの参加を推奨するケースや、企業も日本の新卒一括採用と異なる考えを持っているため、学生もいかにCVを魅力的なものにできるかを期待して、望んでインターンで実務経験を積んでいる方が多いです。そのため卒業時点で最先端テクノロジーにも触れ、かつ実務レベルでコミットしている方の出現率が、日本と比較して圧倒的に異なる印象を受けます。  とりわけ採用において日本限定、海外限定としているわけではありませんが、採用要件を満たす人財を探すと、自ずとターゲットは海外にも広がっていきます。


one visa導入以前のビザ取得はすべて内製
「このやり方で正解なのか」という不安

 

このように国籍にこだわらない採用を行うABEJAでは、現在14の外国籍従業員が活躍をしている。社員数は取材時点で55名なので約25%が外国籍人財であり、日本企業の中ではかなり国際色豊かな構成と言えるでしょう。

新しく外国籍の人財を採用する度に就労ビザの取得が必要ですが、取得ビザに応じて準備物、取得に伴う期間も異なるため、採用者が決定し手続きを進めることは大仕事の1つだと言います。

 

「内定を得ることと、働き始めることは別で、特に海外からABEJAへの就職のために来日される方は、住まいの決定やビザの発行等の全てが整って初めて、安心して働いていただけます。申請者へ誤った情報の案内はできないので、分からないことがある度に入国管理局のHPを見たり、窓口に電話をしたりするものの、非常に混雑していて繋がるまでに多くの時間を費やすこともありました。また稀なケースですが、国によっては、そのタイミングで最新のビザ取得に必要な情報が日本の機関に降りてきておらず、現地の機関にメールや電話で問い合わせをして一次情報を取りにいくこともありました。また、色々調べても必要な書類が前提条件によって数パターンあるため、正しいプロセスを踏めているのかという不安が常にありました。」

 

情報収集はエクセルで「十中八九間違っている」 入管への書類提出は「半日潰す覚悟で」
Excelファイル

入国管理局が配布しているExcelファイル

海外にいる人財を採用する場合のビザ申請では、申請書類を企業側が作成します。

その場合、指定のExcelファイルを元に、人事↔申請者で遠隔で情報共有をする必要があるのですが、このプロセスが非常に煩雑だといいます。

「以前はメールのやり取りで情報の受け渡しをしていました。単にファイルをお渡しするだけでは、十中八九書く場所や内容を間違えており、毎回書き方の説明や修正が必要でした。」

 

Excelファイル抜粋

入国管理局が配布しているExcelファイルの職歴記入欄

「特に職歴の記載箇所は、何年間という表記が求められていますが、西暦で何年何月開始、という表記で記載する方が多くいらっしゃいました。また会社側でサインをすべき所に申請者がサインをし、使えない書類になってしまうこともありました。また申請者に、”この記載方法で合っているか”と尋ねられても、専門知識が豊富にあるわけではないので自信を持って回答することができず、念のため入国管理局へ電話で確認をするものの、やはり電話繋がるまでに非常に時間がかかります。」

また、申請書類や添付書類を収集した後は入国管理局の窓口に書類を提出する必要がありますが、

役所みたいに数分~数十分待てば順番回ってくるものではなく、在留資格認定証明書の申請のためには、毎回半日は潰す覚悟でした。いかに整理券をその日の営業時間直後に取得できるかが勝負で、申請者と共に近くのカフェで2時間待機して戻っても、まだ自分たちの前に50人が待っていることもありました。この時間に色々と日本で働く上でのサポートができたことは良かったですが。」

というように、入国管理局はとにかく待ち時間が長く申請者にとって大きなストレスになっています。

one visaの導入でコミュニケーションコストは激減

プロセスが見えることで「心理的安全性が担保されている」

 

Yannさん画像 修正

フランス出身のデータエンジニアのYannさんは、one visaを導入後初めて採用した外国籍メンバー

ABEJAのオープンな環境に惹かれて今年の4月に入社

one visa導入後、初の海外採用者となったYannさんのビザ取得時には、かかったコミュニケーションが大幅に減ったといいます。 

Yaanさんはone visaを使用した感想を次のように語ってくれました。

ビザの申請書類は一応日本語と英語でかかれているけど、とてもひどい。埋めるべき情報が多いし、どうやって書いたらいいか、初めてだとわからないものが多い。one visaを使うと、非常に簡単に理解できた。英語のWebサイトで指示に従ってフォームを埋めるだけだったので、非常に簡単だったよ。それに、これをやったら次はこれ、その次はこれ、と全てシステム上でプロセスがお互いに明確に分かるため、志積さんとのコミュニケーションもすごくスムーズで、とても効率的だったね。

one visaでは、企業側で会員登録を済ませると、管理画面上からメンバーのメールアドレスを入力して招待をすることができるようになっています。

onevisa 画面 横長

招待メールを受け取ったメンバーは、画面の指示に沿って”英語で”わかりやすいフォームに記入していくことができ、

数分で申請書類に必要な情報を収集することができます ※多言語対応予定

入力された情報は自動で所定のフォーマットに反映され、PDF形式でDLできるので、従来な煩雑な情報収集のプロセスをシンプルに完了する事ができます

志積さんはone visa導入後の変化を次のように語ってくれました。 

「one visaを使うことで、各方面に対するコミュニケーション量が激減しました。入管への問い合わせや、これまでメンバーから来ていた”書き方がわからない”という質問も減りました。導入効果は、工数の削減という側面だけではありません。ビザを必要とする方々は、ビザが下りるまでは不安な気持ちを持たれています。会社から渡されたExcelファイルを埋めて提出するだけではなく、自分で管理画面に表示されるプロセスを確認しつつ、プロセスが進む実感を持ちながら準備に臨むことができるので、安心感に繋がっています。one visaさんには、ビザの取得に伴う時間的コストの削減だけでなく、心理的安全性を担保してもらっている気がします。

 

「申請のサポート(代理申請機能)も非常に安価で助かっています。one visaを使い始める前には外部の申請サポートサービスを活用していましたが、ビザ取得にかける費用が半分程度になりました。外部のサービスは、こうしたSaaS型のものではなく、あくまで申請者と企業との間に入り個別のやりとりを行うため、企業としては外国籍メンバーのビザ情報も集約できず、また申請者は、自分の現在のステータスも見えず、不安の声が届くことが多々ありました。また弊社へのご入社に際して、ご家族で来日されるケースもあります。外部のサポートは複数名の取得に対してボリュームディスカウントがありますが、one visaさんは一件あたりが安価なので、総額でも安価に済みます。」

 

one visaでは1件5万円という業界最安水準で代理申請サポートを利用することができます。

代理申請機能を使えば、入管で行列に並ぶ必要もなく、ほぼオンラインの作業だけでビザ取得を完了させることができます。

 

必要なタイミングで届く「ビザ更新のアラート」

 

ビザの期限は人により、短い方では1年周期で更新が必要となります。もし更新手続きが遅れてオーバーステイになると、最悪の場合は強制送還になり、企業にとっても従業員にとっても非常に重要な問題です。

「ちょうど今日、あるメンバーのビザ更新が近づいているというメールをone visaから受け取り、ハッとしました。45日前のアラートで、本人も同様にアラートで気が付いており、すぐに手続きを開始しました。自発的に管理画面を見にいかなくても、メールで通知を受け取ることができ、非常にありがたいです。

 

特にABEJAのように海外出身メンバーだけで10名を超え、毎月のように新しいメンバーの入社があると、更新期限の管理はExcelでの管理だけでは耐えられず、システムでビザの期限の管理ができることを重宝いただいていました。

 

「イノベーションで世界を変える」を実現させるために、多様な人財が働きやすい環境を作る

ABEJAの目線は、常に世界を見据えている。世界で戦うためには多様な価値観や文化、バックグラウンドを有す人財の採用や、誰もが働きやすい環境を作ることが大切だといいます。 

「ABEJAは会社設立当初から世界を見据えており、イノベーションで世界を変え続ける会社でありたいという想いが根幹にあります。日本において、日本語スキルの高さを期待した人財採用であれば、日本人の採用が合っていると思います。一方で技術関連の情報は、量の多さも、得られるスピードも圧倒的に英語ドキュメントにありますし、世界をビジネスの舞台にするために、世界に目を向けない理由がありません。多様なバックグラウンドを活かしあうことで創り上げられるイノベーションを信じているので、今後も国籍にかかわらず採用を続けていきます。働くためにビザを必要とする方々にとっては、ABEJAが会社としてone visaのようなサポートシステムを導入していること自体が、働きはじめ、働き続ける安心感にも繋がっていると思っています。

 

ビジョンの実現のため、妥協せず国内外から候補者を募り、バックグラウンドに関わらず多様な人財が働きやすい環境を用意しようと日々チャレンジしているからこそ、ホットなAI市場でトップランナーとして走り続けられるのですね。ABEJAの今後に躍進に益々期待です。

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