導入事例

申請書類の作成は「ボタンを押して待つだけ」なのでとても楽になった

株式会社万両様

表紙画像
万両の人事担当松倉朋美さんと、カオサン東京ラボラトリー店の店長で台湾人の魏 嘉玲(ウェイ カリン)さん、one visa代表岡村

世界中からバックパッカーが集まるカオサンを運営する万両は「日本で一番オープンな集団でありたい」

 

メトロ背景
カオサン東京ラボラトリー店のエントランスに飾られているメトロマップの手作りアート

株式会社万両はホステル業界創世記の2004年に創業し、全国にゲストハウス「カオサン」を展開する企業です。

現在は東京、大阪、京都で合計9つの店舗を運営しています。「カオサン」といえば、「オリガミ」「カブキ」「サムライ」など、店名に日本の象徴的なワードを取り入れた店舗名からもわかるように、和のテイストに重きをおいた店舗が世界中のバックパッカーから人気を集めています。

松倉さん
株式会社万両 人事・広報部長の松倉朋美さん
カオサンワールドなんばでアシスタントマネージャーを経て、現在は東京で人事・広報を担当

訪日外国人を接客するというゲストハウスの性質上、外国籍の人材の採用には意識的に力を入れているそうです。

「お客様対応で外国語が必要というのも当然ありますが、会社の文化として常に他の文化に対してオープンでありたいと思っています。 弊社は日本人の社員であっても、ほぼ100%の割合で海外経験を持っているのですが、日本の会社に勤めていても、海外にいたときのオープンさを忘れないでほしいと思っています。 日本は文化の性質上、外部の文化に対して排他的になりがちな一面がありますが、そうした古い価値観に縛られるのではなく、多様な文化に対して日本で一番オープンな集団でありたいと思っています。」

 

「申請書類はボタンを押して待つだけ」で作業効率が改善 

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万両さんは一般的な企業と比べて、外国人採用に関するリテラシーがとても高く、話を伺っているとビザや在留資格に関する知識や、書類生成を行う段取りも手慣れているように感じました。それでもone visaを利用することで申請書類の作成作業は楽になったといいます。

「one visaは会社情報を登録することができて、一回登録しておけば申請書類が自動で出せるのは楽ですね。また、これまでは申請書類をどうやって書いたら良いのかを外国籍の従業員に対して細かくガイドしていたのですが、one visaにしてからはメールで従業員を招待したら、後は従業員が情報を記入し終わるのを待つだけなので、準備する必要がなくなりました。

 

専門的なサポートをお手軽なコストで利用できるのが嬉しい

 

万両様には過去複数回に渡ってone visaの代理申請機能をご利用頂いております。

過去には行政書士への依頼も検討したこともあったようですが、今後one visaの利用を見直す予定はないといいます。

「行政書士に依頼すると安くても7~8万円はしてしまいます。現在の私達の規模だと毎年そこに十数万かかってしまうのであれば、自分たちでできるようにしていこうか、という感じになってしまいます。one visaは行政書士に依頼するのと比較して、コストがコストが安価でお手頃なのがうれしいですね

one visaは申請書類作成と添付書類の選定、理由書の作成は無料で利用できます。代理申請機能を利用する場合は1件あたり5万円で利用することができ、業界最安水準です。

専門的な知識が必要で、通常行政書士が担う理由書の作成や、添付書類の選定部分をシステムが自動で行うことができるため、行政書士にかかる負担を減らし、コストを最低限に抑えることができています。

「確実にビザが下りてほしい」「入管に行く手間を省きたい」という理由で初回申請時には代理申請機能を活用

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入国管理局はとても混雑するため、行列に並んで申請書類を提出する場合人事の負担は非常に大きい

 

ビザ(在留資格)申請には認定申請(初回の申請)、変更申請(別の在留資格から切り替える申請)、更新申請(在留資格の期間延長)がありますが、万両さんは認定申請の際には代理申請機能を活用しているそうです。

「新規で就労ビザの申請をするときには代理申請機能を使っています。自分たちでもできるかもしれないのですが、確実にビザが下りてほしいので新規の申請の時は専門家さんにお願いしたいという気持ちがあります。  あと、入国管理局に行く手間を省きたいというのもあります。」

変更申請や更新申請の場合は、本人が入国管理局に行って手続きをすることができますが、認定申請の場合は申請者が国外にいるなど人事が申請に行く必要があるケースが多く、人事担当者の負担になっています。

one visaの代理申請機能を利用すれば、書類を郵送するだけで申請を完了することが可能です。

 

「国際色豊かで平和な組織」を目指す

 

万両は2018年6月現在で社員の約4割が外国人だといいますが、今後更に外国人採用は増やしていきたいとのことです。

「外国人を増やすと言っても、入社してくるメンバーの国籍はバラバラです。色んな国籍の社員が集まってもお互いを尊重しあって、平和に働ける集団でありたいなと思っています。」

外国人の皆さん、日本に遊びに来た際には是非カオサンにお立ち寄りください。