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行政書士法人Blue Ocean International
副代表 池田 有美様


行政書士法人Blue Ocean Internationalは、茨城初の国際業務に特化した行政書士法人です。
日本での就労資格取得、外国人雇用の相談、日本での起業サポートなどを行なっており、英語対応可能・24時間365日/全世界対応

今回は、法務省から提供されているエクセル形式の申請書に使いづらさを感じていたという副代表の池田 有美先生に、one visa for 行政書士の所感や利用前後の変化について、お話をお伺いしました。

 

POINT

【課題感】

  • 法務省から提供されるエクセル形式の申請書に使いづらさを感じていた
  • 頻繁に情報変更が発生するため、ファイル格納やバージョン管理など、顧客ごとの書類管理に工数がかかっていた

【効果】

  • 顧客毎に時系列に最新情報が確認できるようになり、書類管理にかける工数が減少
  • 通知機能により、重要な連絡のみで済むようになり、顧客とのコミュニケーションコストが減少

 

既存の書類作成方法に不便さを感じていました


ー 『one visa for 行政書士』利用前はどのような課題感がありましたか?

在留資格の申請業務に当たって、法務省から提供されているエクセル形式の申請書を利用していたのですが、正直とても使いづらく、不便に感じていましたまた、顧客ごとにフォルダ分けをして書類を管理していたのですが、多忙になるとバージョン管理が追い付かなくなり、どれが最新の情報なのか探す手間が増えたりと、情報管理にも課題を感じていました

行政書士が使用するツールとしては建設業許可申請を支援するものがあるのですが、入管業務でもそういったツールがあれば素敵だなと日頃から思っていたので、one visa for 行政書士のリリースは朗報でした。

申請書類の生成だけだと思っていたが、添付書類も一式揃っていて、クオリティの高さに感動しました


ー 『one visa for 行政書士』を通して申請まで行ってみた率直な感想をお聞かせください。

操作面では、特に説明書が無くても、直観的に操作することができましたし、迷子になるようなこともありませんでした。
書類生成はダウンロードボタンのワンクリックで出力することが出来たのですが、実際に生成された書類を見るまでは、完成形のイメージが掴めていなかったこともあり多少の不安はありました。

当初は申請書類の生成だけされるものだと思っていたのですが、出来上がったファイルを見ると、パスポートや学歴書など必要添付書類も見出し付きで一式揃っていて、予想を超えたクオリティの高さに感動しました。

ー 受入企業や申請人も初めての経験だったと思いますが、反応はいかがでしたか?

私自身もどういう反応が来るのか心配でした。
申請人の方は、こういったインターネットサービスに慣れていたため、自ら積極的に情報入力を完結されてくれました。
受入企業の担当者の方も、初めは「何かメールが来たけどこれは何!?」と戸惑っていらっしゃいましたが、説明をさせていただいた後は、特にネガティブな反応はありませんでした。

結果、受入企業・申請人両方から申請に必要な情報をオンラインでスムーズに収集することができました
それぞれの入力状況も管理画面で確認ができるので、逐一状況確認の連絡をする必要も無くなりましたし、やり取りの回数は格段に減りました

書類管理が格段と楽になったことを実感。印刷コストを削減できる相乗効果も


ー 『one visa for 行政書士』を利用して、感じた変化や効果は何でしょうか?

課題に感じていた書類管理は格段と楽になったことを実感しました。one visa for 行政書士では常に最新の情報を確認することができるので、企業や申請人から収集した書類のバージョン管理が不要になりました。

また、これまでは申請書類が整うまで、何回も印刷をしていました。しかし、クラウド管理ができるようになってからは、その工程も無くなりました。one visa for 行政書士では管理画面からいつでも申請書類一式をダウンロードできるため、完成品になってから印刷をするだけで済むようになったためです。そのため、ペーパーレス化が自然と出来るようになりました。印刷コストも決して無視はできないので、思いがけない相乗効果がありました。

受入企業の担当者や申請人との連絡回数も減りました。私の場合、連絡が取れるまで追いかけてしまうタイプなのですが、one visa for 行政書士にはメールによる通知機能があるお陰で、過剰なコミュニケーションコストも減らすことができました
1通のメールを作るにしても、宛先は正しいか、内容に不備はないか等の確認を含めるとある程度の時間が必要になります。管理局への申請が完了した際にも、受入企業・申請人両方に通知が届くようになっているので、その1通の自動化でも有難いなと感じました。

削減できた時間は顧客との更なる関係構築に充てていきたい


ー 『one visa for 行政書士』で削減できた時間で、今後取り組みたいことはありますか?

国際業務特化の法人として更なる受託案件数の拡大はもちろんですが、許認可や会社設立案件も増えてきているので、顧客との打ち合わせや関係構築などの営業面に充てていきたいと考えています。

ー 『one visa for 行政書士』の利用を検討している行政書士の皆さまへメッセージをお願いします!

one visa for 行政書士は、ステップ方式になっているので”次に何をするべきなのか” 分かり易くサポートしてくれます。ですので、入管業務のノウハウが少ない方やこれから入管業務を始める方にも、おすすめできるツールだと思います。

ー 本日はありがとうございました!