受任数3倍、売上1.5倍。one visa for 行政書士の導入で業務を効率化し、低価格化を実現。

サムネイル_棚村先生

 

行政書士みなと国際法務事務所


行政書士みなと国際法務事務所
代表 棚村
英行先生


元水球日本代表という異色の経歴を持つ行政書士みなと国際法務事務所代表の棚村英行先生。選手時代に英語ができるからという理由で水球日本代表の監督のビザ手続きを手伝った経験から、行政書士として入管業務を行うことを志す。2020年12月からone visa for 行政書士を導入し運用を開始。導入の背景や導入効果などを伺いました。

正しく分業し、専門性を活かす。理想の事務所運営にシステム導入は不可欠だった


ーone visa for 行政書士の導入を検討された当時の事務所の状況や課題感をお聞かせください

当時はほぼ私一人で回している、普通の行政書士事務所でした。
実はone visa for 行政書士 を導入する前から自分たちで入管業務を楽にする独自のツールを作ろうとしていたんです。
ヒアリングツールに情報を入力をしてもらうと、それがPDFに反映されるものを構想していました。
丁度そんなタイミングでご提案を頂いて、それならプロにお金を払ってお願いしたほうがいいなと思って導入を決めました。

ーシステムを自分たちで作るというのは相当課題感が強かったと思うのですが、どんな背景があったのですか?

目的は業務の効率化ですね。事務所運営をビジネスとして考えたときに、システムを導入して効率化するメリットは非常に大きいと考えています。

私の理想の事務所運営は心臓外科医のようなイメージなんです。一般的に患者さんが心臓の手術を受けるとなった場合、受付の人が入院の手続きを行い、看護師が体調のチェックをして、アシスタントの医師が検診をしますよね。そして手術になれば、麻酔科医が麻酔をかけて、アシスタントが胸を開いて、そこで初めて心臓外科医が執刀するんですよ。

行政書士はそのような”専門性が求められるポイント”に注力するべきで、正しく分業をして、より多くのお客さんに価値を提供していく。面談の予約を取るところはシステムや事務員がやるので十分ですし、one visa for 行政書士を使うことで書類作成の部分を補助者が簡単にできるようになります。最終的にはすべてのプロセスをone visa for 行政書士で完結できるようになるといいですね。

one visa for 行政書士の導入で迅速かつ正確な書類作成が可能になった


ー実際にone visa for 行政書士をお使いになられていかがでしょうか?

まず、申請書を作るという面では完全に満足しています。満足しているポイントは三点あります。

一点目はフォームに情報を入力することで書類が自動生成されること。

ニ点目は、学歴情報をフォームに入力すると、その情報が申請書類の学歴のところにも履歴書にも反映されるといった情報の使い回しの部分ですね。

結果として申請書類の作成のスピードが上がりましたし、不正確な情報が入力されることがなくなりました。

棚村先生事例_キャプチャ
one visa for 行政書士では必要な情報を入力すると、必要な箇所に自動反映されるため、情報の重複入力の必要がない

従来はExcelを使って申請書類を作成していましたが、Excelは使い勝手が非常に悪く、作成に手間がかかっていましたので、シンプルにone visa for 行政書士のほうが使い勝手がいいです。

Excelでは丸をつけるために図形を一個ずつ作らないといけないですし、法務省の書類ってなぜかダウンロードした後に一度名前を付けて保存しないと図形が開かれなかったり、ExcelからPDFにするときにずれが生じる部分も多々あるんです。例えば申請書類の一番下の在日親族および同居者の有無のところのExcelとPDFの互換性が良くないので、ずれたりします。

細かく挙げるとキリがないですが、セルに一個ずつ情報をコピペして入れてフォントを揃えて、文字数が長かったら折り返したり文字の大きさを変更してとかやるよりは、確実にone visa for 行政書士を使ったほうが早いです。

補助者と連携する場合は、更に導入メリットが大きい


Excelの使いにくい部分も、慣れてしまえば入力自体は二十分程度でできなくはないのですが、印刷してみたら見切れている等、手戻りが多かったのが実態です。

さらには、補助者に書類の作成を依頼した場合では入力の仕方が分らずどこかで止まってしまって「分らなくてできませんでした」と言われることも多かったんですよ。

それがone visa for 行政書士だと、とりあえず入力は完了しました、というところまではできるので、補助者との連携面ではone visa for 行政書士のほうがやりやすいです。

そして三点目ですが、申請書に正しい情報が反映されるように入力補助があるという点です。

入力のミスがある形で申請を先に進めてしまうと、最後に全てやり直しということもありえます。例えば在留カードの番号はアルファベット二桁、数字八桁、アルファベット二桁の形になっていないとone visa for 行政書士では申請を先に進めることはできません。

棚村先生事例_キャプチャ2

one visa for 行政書士では入力ミスを検知してエラーが出るようになっている

しかし、従来のやり方では、この番号が間違った形で書類の作成を進めてしまっていて、申請人本人にも確認を取るのですが当然気づかずそのままサインをしますから、入管まで提出しに行ってやり直しということになっていたわけです。

つい最近も補助者のメンバーから「これはone visa for 行政書士のバグではないでしょうか」といわれたので見てみると、在留カードの番号の桁数が間違っていたんです。これはいい機会だということで、「在留カードの番号は必ずアルファベット二桁、数字八桁、アルファベット二桁になるから覚えなさい」と教える事ができました。

不具合が出たら改善要望を出す。one visa 開発チームと二人三脚でシステムを改善


ーone visa のチーム、体制への印象はいかがでしょうか?

なにか不具合が出てしまって書類が正しく出力されないということがあっても、そこで利用をやめるのではなく、改善要望を出すようにしています。急ぎのケースでは、出力した後に問題の箇所を修正液で直すなどして対応をしていますね。

スナップ_棚村先生事例

事業責任者のジャファー(左)と棚村先生(右)は高頻度で連絡を取り合っている

one visa for 行政書士の開発チームと二人三脚でプロダクトを良くしていけていることに非常に満足していて、ジャファーさん(事業責任者)には夜中でも連絡してしまっていますね(笑)今ではone visa と心中するような思いで事業を作ってきています。

受任件数は従来の3倍に増加、売上も1.5倍に


ーone visa for 行政書士を導入することで事務所運営にはどういった影響がありましたか?

まず、受任できる件数が従来の三倍に増えました。

要因としては、one visa for 行政書士を入れることで申請書類を作る時間が抑えられたのが一つ。そして結果的にさばける件数が増えたことで単価を抑えることができたので、相談からの受任率が上がりました。十万払うんだったらやめとこうかな、というお客さんでも五万円だったらお願いしようかなというのはあると思うんです。

今はよほど難しい案件であれば成功報酬つけることもありますが、基本的に全て五万円で受任していて、これが適正価格だと思っています。

ー料金プランも変えられたのですね

はい。one visa for 行政書士を利用することで受任できる件数が増えることを前提に、従来の半額以下の価格にしました。もともと就労ビザは一件十二万五千円で受けていたのを、五万円で受けているので半額以下です。

ー売上も上がっているのですか?

売上も上がっていますね。従来の1.5倍くらいになっています。また売上が増えるだけではなく、受任する案件が増えることによって、従業員のレベルアップが早いことも利点です。月に十件しか案件にタッチできないのと、三十件見ることができるのでは同じ期間働いていても得られる経験値が全然違います。

ー従業員教育の面で何かメリットは感じますか?

入所して二ヶ月目の高卒の女の子が、すでにone visa for 行政書士を使って申請書類の下書きを一人で作成できるようになっているんですよ。one visa for 行政書士はフォームに沿って順番に情報を入力するだけで申請書類ができる仕様になっていますからね。

従来のExcelを使ったやり方だとこのスピード感は無理です。必ず大量のミスが起きます。Excelに自分で入力して作成しようとすると、それが法律の何に規定されているものなのかに焦点を当てて作成しなくてはならないので難しいのです。

逆に言えば、その感覚がなくても申請書類の作成ができてしまうので、イレギュラーへの対応力が失われてしまうという懸念は少しあります。会計ソフトを利用して財務諸表を作れても、ゼロからExcelで財務諸表を作るのは難しい、というのと似たような問題だと思います。

ビザ申請をone visa for 行政書士で完結させ、価格の適正化に挑む


ー今後のone visa for 行政書士にはどのようなものを期待していますか?

ビザ申請の全てのプロセスをone visa for 行政書士で完結することです。今考えているのは、PCが置いてある部屋を用意して、申請人が初回の相談に来たらone visa for 行政書士を開いて申請人の情報を入力し、その場で在留カードとパスポートの情報も取得しておきます。今は手書きでこの作業をしていますが、それを最初からone visa for 行政書士に入力にしてしまえば、後で転記する必要もありません。

後から連絡が来ていざ受任するとなったときに、その後の作業が非常に楽になりますよね。そうするとone visa for 行政書士で業務プロセスが完結させられるはずです。

ー最後に事務所としての未来展望をお聞かせください。

スナップ2_棚村先生事例

もともと行政書士として入管業務をやると決めたときに「ちゃんと要件を満たせば、在留資格は取れる。もっと廉価にサービスは提供できる」と考えていたこともあって、効率化することで利益をしっかり出しつつ、一万円でビザ申請を受任できるようにしたいという構想があるんです。

今は徐々にその構想に近づいてきていて、実際に一万円のプランも用意できています。

申請書類に必要な情報を、申請人が自分でシステムに入力して、行政書士がそれをチェックするという形態であれば十分実現可能な価格だと思っています。

one visa for 行政書士で今準備していただいているヒアリングシートの機能※をURLで申請人に共有できるようになれば、情報の入力は申請人が自分でできるようになりますし、従来のように転記も不要なので申請書類が自動で作成できます。そうするとかかる工数は確認程度なので、一万円という価格設定も十分現実的なはずです。

今は体感として、日本全体の在留資格申請のうち、一割くらいしか行政書士や弁護士に依頼をしていないと思うんですよ。でも価格を下げることができれば、今行政書士に頼んでいない残りの九割の人たちも、行政書士に依頼するようになると思うんです。

この残りの九割の人たちが行政書士にビザの相談をする。そんな構図を作れたらと思っています。

※現在開発中。申請人に送るヒアリングシートの質問項目を行政書士がカスタマイズでき、シートに入力された情報は自動的に申請書類に反映される機能。URLでの共有ができる予定。

ー 本日はありがとうございました!