日本では、2016年からマイナンバーの利用が始まり、雇用保険や年末調整などの場面で、従業員のマイナンバーが必要になりました。日本人なら全員に付されているマイナンバー。

では、外国籍の方にはマイナンバーが付されるのでしょうか。また、会社は、外国籍従業員のマイナンバーも収集する必要があるのでしょうか。就労ビザを持つ外国籍の方のマイナンバーと雇用主の義務について分かりやすく説明します。

そもそも外国籍の方はマイナンバーが付与される?

日本では、2016年から、社会保障や税金、災害対策など、様々な分野で使えるマイナンバー制度が始まりました。一人一人に12桁の番号が付され、通知カードによって郵送で通知されました。また、別途申請することで、身分証明書としても利用できるマイナンバーカードを発行することもできます。
日本国籍で、日本に住んでいれば、当たり前に付されるマイナンバーですが、そもそも外国籍の方にはマイナンバーは付されるのでしょうか。

マイナンバーが付与される在留資格

外国籍の方にもマイナンバーは付与されますが、在留資格によって付与されるかどうかが決まります。
マイナンバーが付与されるのは、いわゆる「中長期在留者」と呼ばれる人で、就労ビザや留学ビザなどで3ヵ月以上滞在する人が該当します。日本での滞在期間が3ヵ月以下の場合や短期滞在ビザの人は、マイナンバーを付与されません。中長期在留者として日本に滞在している外国籍の方は、「在留カード」を持っていますので、在留カードがあるかどうかで、中長期在留者かどうかの確認ができます。

外国籍の従業員がマイナンバーを得る方法

就労ビザなどで、中長期在留者の外国籍の人は、入国後、住居地で住民登録をする必要があります。外国籍の方が住民登録をすると、日本人と同じように住民票が作成されます。
新たに入国した外国籍の人は、住民登録をした時点でマイナンバーが付与され、本人にマイナンバーが通知されます。外国籍の従業員は、住民登録をすることでマイナンバーを得ることができます。

外国籍従業員からマイナンバーの収集が必要?

マイナンバー制度が始まり、雇用主は、雇用保険社会保険、年末調整などの際に、従業員のマイナンバーの収集が必要になりました。この雇用保険や社会保険は、国籍に関わらず適用になるとされており、勤務時間等から雇用保険や社会保険の適用となる場合は、外国籍の従業員も加入する必要があります。そのため、日本人と同様に、雇用保険、社会保険等の手続きの際に、外国籍従業員のマイナンバーの収集も必要になります。
特に、就労ビザで雇用した場合は、日本人の正社員と同等に働くケースが多く、マイナンバーに関しても、日本人と同じ取り扱いだと考えておいた方が良いでしょう。

マイナンバーを取り扱う時の注意点

日本人であろうと、外国籍であろうと、従業員のマイナンバーを収集したら、それを適切に取り扱う必要があります。マイナンバーは社会保険などの様々な手続きに使う個人番号のため、厳重な取り扱いが必要な個人情報です。そのため、マイナンバーを取り扱う際の注意点をまとめた「マイナンバーガイドライン」というものがあります。雇用主は、そのガイドラインに沿って、収集した従業員のマイナンバーを管理することになります。

マイナンバーを管理する上で、下記の注意点があります。

決められた場合にだけマイナンバーを収集する

雇用主だからと言って、いつでもマイナンバーを収集できるわけではありません。マイナンバーを収集するためには、法律によって利用する理由が限定されています。マイナンバーを収集できるのは、社会保障及び税に関する手続き書類を作成するための場合です。就労ビザを持っている外国籍の従業員だから、という理由ではなく、他の日本人従業員と同様に、決められた理由によってマイナンバーを収集します。また、従業員からマイナンバーを収集する際には、従業員に対して利用目的を通知必要があります。

収集したマイナンバーの保管、廃棄

社会保障や税の手続きで必要な場合は、マイナンバーを保管し続けることができます。しかし、手続き書類の作成の必要がなくなった場合は、廃棄が必要です。必要がないのに、保管し続けているということがないように管理しなければなりません。

マイナンバーの漏えい、紛失などの防止

マイナンバーは大切な個人情報です。それを収集する雇用主には、マイナンバーの漏えいや紛失の防止など、適切な安全管理を行う必要があります。また、マイナンバーを取り扱う従業員に対して、適切に取り扱うように監督をする必要もあります。

まとめ

就労ビザなどの在留資格で、3ヵ月以上滞在する外国籍の人には、住民登録と同時にマイナンバーが付されます。それは、日本人の場合と同様に、社会保険や税金の手続きの際に必要になります。外国籍の従業員を雇用した際にも、マイナンバーを収集することが必要です。