はじめに

外国籍従業員を雇用した時に必要となるのが、在留資格(ビザ)の手続きです。

外国籍の方が日本に滞在する目的・活動内容に応じて在留資格が存在し、その種類に応じて申請書類の様式と、添付書類が定められています。

この記事では、在留資格取得の際に必要となる基本的な書類をまとめました。

※この記事に記載されている書類は、提出書類の一部であり、その他の書類の提出が求められる場合があります。

申請書類一覧

基本編

履歴事項全部証明書(取得後3ヶ月以内)

登記簿謄本の登記記録が記載された証明書です。企業名、本社住所、役員、設立日、資本金などの企業情報を証明する書類です。法務局で誰でも取得することが可能です。

在職証明書

企業に在職していることを証明する書類です。在職している企業で取得可能です。

※指定された様式はございません。

形式は企業によるため規定はございませんが、下記の情報が記載されているかご確認ください。

  1. 外国籍従業員の氏名・国籍・生年月日・性別
  2. 所属部署
  3. 入社年月日
  4. 職務上の地位・給与額
  5. 職務内容

※企業で発行している証明として企業名・所在地・電話番号・代表者名を記載し、会社印(代表者印)の捺印が必要です。

年収証明書

源泉徴収票、給与の支払明細、所得証明書など。

源泉徴収票および給与支払明細は企業で所得証明書は地方自治体で取得可能です。

証明写真(撮影後三ヶ月以内、背景白色・水色、無帽)

申請人ご本人様の証明写真です。入国管理局の指定する規格に沿った、申請日前3ヶ月以内に撮影した写真が必要です。

規格は下記をご参照ください。

    • 1. 写真のサイズ (縦4センチメートル,横3センチメートル)
    • 2. 申請人本人のみが撮影されたもの
    • 3. 縁を除いた部分の寸法が,下図画面の各寸法を満たしたもの(顔の寸法は,頭頂部[髪を含む]からあご先まで)
証明写真_規格

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • 4. 無帽で正面を向いたもの
  • 5. 背景 (影を含む)がないもの
  • 6. 鮮明であるもの
  • 7. 裏面に氏名が記載されたもの

【ビザ申請と顔写真】規格は? 審査へ及ぼす影響って?

成績証明書

大学、短期大学で履修した講義名、取得単位数、科目ごとの評価などが記載されている成績表です。在学している大学および短期大学で取得が可能です。

納税・課税証明書

地方税について、地方自治体から納税者に課税標準額、税率、税額、納期などが記載された書類です。地方自治体で取得が可能です。お住まいの役所へご確認くださいませ。

※1月1日に日本に居住していない場合は納税者に該当しないため、取得できない場合がございます。

[one visaを利用する場合] 上記理由で納税・課税証明書の取得ができかねる場合はお問い合わせください。

パスポート(原本)

公的機関が発行する渡航文書(旅券)です。政府またはそれに相当する公的機関で取得可能です。

在留カード(原本)

日本に在留することが認定された証明書です。入国管理局で取得が可能です。
(以下画像は、法務省HP「在留カードとは?」より転載)

【在留カードとは?】基礎情報から人事が知っておくべきことまで!

住民票の写し

日本において各市町村ごとにまとめられている、住民に関する記録が記載された書類です。地方自治体で取得が可能です。

戸籍謄本

戸籍の原本に記載されている内容が全て写されている書類です。日本の配偶者等の在留資格の申請時に必要です。本籍地のある地方自治体で取得が可能です。

質問票

日本人の配偶者などの在留資格申請に必要な質問が記載された書類です。入国管理局で規定の様式があり、申請人は正確な情報の記入が必要です。

身元保証書

日本人の配偶者などの在留資格申請に必要な、申請人の身元を保証する書類です。入国管理局により様式が定められており、主に配偶者が記入する必要があります。

【身元保証書とは?】3つのポイントと身元保証人の責任範囲

上場証明書(四季報の写しや、証券コードが記載された書類)

企業が日本の証券で上場されていることを証明する資料です。四季報の写しや証券コードが記載された書類が該当します。

雇用契約書の写し

雇用主と従業員(雇われる方)との間で、労働条件を明らかにするために交わす契約書です。雇用契約を締結していない場合は、雇用契約書に相当する労働条件が記載された採用通知書の写しで構いません。勤務する企業が発行する書類です。

ビザ申請前に必要な2つの書類 【雇用契約書と労働条件通知書】

給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表

企業として1年間で支払った全社員の給与や、不動産の使用料などの法定調書を集計した合計が記載された書類です。企業は、支払いが確定した年の翌年1月31日までに取りまとめて税務署へ提出する必要がございます。入国管理局へは、税務署で受理された受付印のある最新の書類を提出する必要がございます。

1から丁寧に! ビザ申請時によく聞く【法定調書】って何だろう?

会社案内

会社のパンフレットやサービス概要などがわかるWebページのスクリーンショットなど。

決算書

貸借対照表・損益計算書・現金流量表(キャッシュフロー計算書)などの財務諸表です。勤務先の会社で最新の決算書を取得してくださいませ。

勤務先写真4点セット(ビル外観・郵便ボックス・オフィス入り口・オフィス内部)

申請人が務める企業の勤務先写真です。スマートフォンなどで撮影された画像でもかまいません。

[one visaを利用する場合] お手数ですが、鮮明な画像を1つのPDFにまとめてアップロードしてください。

外国籍従業員リスト

企業で雇用している外国籍従業員のリストです。形式はございませんので正確な情報にて提出をお願いします。one visaの法人アカウントに全ての外国籍従業員をメンバー招待することで、外国籍従業員のリストを生成することが可能です。

※カテゴリ1・2の企業は提出不要でございます。

法人設立届出

内国法人である普通法人又は協同組合等(法人税法別表第三に掲げる法人)の設立時に税務署へ提出する書類です。税務署で受理された後の書類をご用意ください。

事業計画書

企業の事業計画をまとめた書類です。形式やテンプレートはなく金融機関に提出するような詳細な必要はございませんが、入国管理局の審査官が見たときに申請人が充分に安定して日本に滞在できるか想像できるような書類が望ましいです。

<事業計画に記載が必要な項目例> 

  • a. 会社情報(企業名・所在地・事業内容など)
  • b. 起業の経緯(市場情報・事業の知識や・コネクションがあるかなど)
  • c. 集客方法
  • d. 貴社の強み(競合他社との比較があるとより良い)
  • e. 収支計画(年間のもの)

給与支払事務所等の開設届出書

社員への給与支払いを開始するための届け出書です。開業する際に、開業届と給与支払事務所等の開設届出書を税務署へ提出されることが一般的です。受理された書類の写しをご提出くださいませ。

口座残高証明書

銀行口座の残高証明書です。利用している銀行口座の写しを提出してください。

2. 高度人材編

契約機関がイノベーション促進支援措置を受けている証明書

イノベーション促進支援プログラム助成事業の対象であり助成を受けている企業が対象です。補助金交付決定時の通知書の写しをご提出ください。

中小企業基本法に規定する中小企業者である事を証明する書類

中小企業基本法に規定された中小企業であると判断できる疎明資料です。下記のいずれの書類が該当します。

  • 法人の登記事項証明書
  • 決算書の写し
  • 資本金額、出資総額が確認できる定款の写し
  • 雇用保険、労働保険、賃金台帳の写し等の従業員数を証明する書類

学位証明書

大学を卒業および大学院の課程を修了したことを証明する書類です。博士、修士、学士などの学位を証明する書類です。

卒業・授与された学校で取得が可能です。

職務内容立証書類(過去の勤務先が発行する在職証明書等)

勤務先が発行する在職証明書など、過去に雇用された企業等で取得が可能です。

日本語検定証明書

日本語専攻で外国の大学を卒業又は日本語能力試験の合格証明書等の写し。日本語能力試験を受けた機関で取得が可能です。

その他の資格証明書

その他、申請人が有する資格を証明する書類。

日本での出生証明書

地方自治体へ出生の届出をした後、地方自治体がその届出を受理した事を証明する書類です。出生届受理証明書とも呼ばれます。

婚姻実態証明写真3枚

配偶者の在留資格の申請に必要な写真です。結婚式やご夫婦での旅行写真など複数枚ご用意ください。

年収証明書

源泉徴収票や給与の支払い明細および確定申告書など、年収を証明する書類です。勤務先や税務署などで取得が可能です。

特許証明書

発明者として特許を受けた発明があることを証明する書類。申請人の氏名が記載されている特許証の写しをご提出ください。

補助金等を受けた研究に3回以上従事した証明書

(外国政府からの補助金、競争的資金等を受けた研究に3回以上従事した証明書)

申請人の名前が明記されている交付決定書の写しなど。

学術論文データベース等に2本以上記載された事を立証する証明書

(学術論文データベース、学術雑誌に2本以上記載された事を立証する証明書)

学術論文データベース、学術雑誌に2本以上記載された事を立証するために下記の情報をまとめて提出する必要がございます。

※様式の指定はございません。

  • 論文のタイトル
  • 著者氏名

※申請人が責任著者であるものに限ります。

<掲載雑誌名>

  • 掲載巻、号
  • 掲載ページ
  • 出版年

<学術論文データベース>

  • 検索結果ページのスクリーンショット(URLを含む)

法務大臣が定める研究実績の証明書

法務大臣からの表彰状の写しなど。

外国の資格等で法務大臣が認めるものを保有している証明書

(従事しようとする業務に関連する外国の資格、表彰等で法務大臣が認めるものを保有している証明書)

資格証明書は取得機関にて発行が可能です。表彰の証明につきましては表彰状の写しが必要です。企業表彰、製品表彰については、申請人が積極的に関与したものに限ります。

先端プロジェクトに従事した証明書

(各省が関与する成長分野の先端プロジェクトに従事した証明書)

当該事業に関する補助金の交付決定通知書の写しおよび、当該プロジェクトに従事している旨の説明資料を添付してください。

卒業大学ランキングに入っている証明書

(卒業大学が入国管理局が定めるランキングに入っている証明書)

卒業大学が入国管理局が定めるランキングに入っていることを証明する書類です。

  • 法務省のホームページの該当部分のスクリーンショットをプリントアウトした書類(各ランキングの該当部分のスクリーンショットでも可)
  • 該当大学の卒業証書または学位取得の証明書

卒業大学が奨学金を受けている証明書

(卒業大学がスーパーグローバル大学創成支援事業(トップ型)において奨学金を受けている証明書)

卒業大学が入国管理局が定めるランキングに入っていることを証明する書類です。

  • 法務省のホームページの該当部分のスクリーンショットをプリントアウトした書類(各ランキングの該当部分のスクリーンショットでも可)
  • 該当大学の卒業証書または学位取得の証明書

卒業大学がパートナー校として指定を受けている証明書

(卒業大学が、外務省がイノベーティブ・アジア事業においてパートナー校として指定を受けている証明書)

卒業大学が入国管理局が定めるランキングに入っていることを証明する書類です。

  • 法務省のホームページの該当部分のスクリーンショットをプリントアウトした書類(各ランキングの該当部分のスクリーンショットでも可)
  • 該当大学の卒業証書または学位取得の証明書

JICAが実施する研修を修了した証明書

(外務省が実施するイノベーティブ・アジア事業の一環としてJICAが実施する研修を修了した証明書)

JICAが発行する研修修了証明書です。JICAにて取得が可能です。