日本に90日以上の長期にわたり滞在する外国人は、日本での活動に応じた「在留資格」が与えられますが、もし「日本での活動」が変わった場合、有している在留資格も変更しなければなりません。

今回は有している「在留資格」が変更になった場合について解説していきます。

「在留資格変更許可申請」とは?

在留資格を有している外国人が日本にいる目的が変更になったり、日本で行う活動が変更になったりした場合、現在有している在留資格の変更が必要になります。

それを「在留資格変更」と言います。

「在留資格変更」は法務大臣に対して「日本に滞在する目的が変更になったので、今持っている在留資格の変更を許可してください。」という申請を提出することによって行います。

これを「在留資格変更許可申請」と言います。

例えば日本に留学している留学生が日本で就職するために「技術・人文知識・国際業務」等の就労資格に変更する、日本で働いていた外国人が日本人と結婚して「日本人の配偶者等」の在留資格に変更するなどの場合です。


「在留資格変更許可申請」と混同されやすいのが「資格外活動許可」です。

「在留資格変更許可」は日本で行う活動が変更となったため在留資格そのものを変更する手続きであるのに対し、「資格外活動許可」は在留資格そのものを変更するわけではなく、現在有している在留資格内で許可されている活動以外の活動も行いたいので許可してください、という手続きになります。

留学の在留資格を有している外国人留学生がアルバイトを行うための手続きが該当します。


また「在留資格変更」申請はすべての在留資格に認められているわけではありません。

短期滞在」から在留資格変更許可申請は許可のみならず申請の受理もしてもらえない場合がありますので、現在有している在留資格から希望している在留資格に変更可能かどうか、在留資格変更申請を行う前に確認しておきましょう。

「在留資格変更許可申請」の手続きをするためには?

在留資格変更許可申請を行うためには、現在本人が有している在留資格と、変更したい在留資格を明確にする必要があります。

理由は2つあります。

第一に希望する在留資格に変更は可能なのかを明らかにすることと、第二に変更しようとする在留資格によって、使用する申請書や準備する書類が異なるためです。

希望する在留資格への変更は可能か否かについては、法務省のホームページに「在留資格の変更、在留期間の更新許可のガイドライン」が掲載されていますので、参考にすると良いでしょう。

 

また変更許可申請時に使用する書類ですが、変更したい在留資格によって、使用する変更許可申請書が異なります。お近くの地方出入国在留管理局の窓口か法務省のホームページで入手できます。
(参考 : 法務省「在留資格変更許可申請書」)

また日本でどのような活動を行うかによって、申請書以外に提出しなければならない書類が異なります。これについても法務省のホームページに掲載がありますので、確認して準備を行ってください。
(参考 : 法務省「日本での活動内容に応じた資料【在留資格変更許可申請・在留資格取得許可申請】」)

書類の準備が整ったら本人の住所を管轄する地方出入国在留管理局またはその支局もしくは出張所に申請を行います。管轄については出入国在留管理庁のホームページで確認できます。
(参考 : 出入国在留管理庁「出入国在留管理庁の概要」)

その際、現在有している在留カード(外国人登録証明書)とパスポートの提示が必要となりますので、必ず持参するようにしてください。

また資格外活動許可を受けている方は資格外活動許可の提示も必要となります。

万が一パスポートや在留カードなど提示できない場合には、その理由を記載した理由書の提示も必要となります。

 

在留資格変更許可申請書の記入例

申請人等作成用

申請人等作成用①

・写真…40mm×30mm、無帽、提出3ヶ月前に撮影

1 国籍・地域…現在の国籍・地域を記入

2 生年月日…西暦で記入

3 氏名…Family name、Given nameの順で記入
      漢字の氏名は漢字・ローマ字を併記

4 性別…当てはまる方に○を付ける

5 出生地…出生地の国・地域を記入

6 配偶者の有無…当てはまる方に○を付ける

7 職業…現在の職業を記入

8 本国における居住地…国籍のある国・都市を記入

9 居住地…日本での居住地の住所・電話番号・携帯電話番号を記入

10 旅券…パスポートの番号を記入

11 現に有する在留資格…現在日本に在留している根拠となる在留資格、在留期間、在留期間の満了日を記入

12 在留カード…在留カードの番号を記入

13 希望する在留資格…今回変更を希望する在留資格を記入

14 変更の理由…今回在留資格を変更する理由を記入

15 犯罪を理由とする処分を受けたことの有無…国を問わず、過去に罪を犯して罰を受けたことの有無を記入。「有」の場合は、具体的内容を記入

16 在日親族…現在日本に住んでいる親族の有無を記入。「有」の場合は、親族の続柄・氏名・生年月日等を記入

 

申請人等作成用②


17 勤務先…申請人が働く場所(名称・所在地等)を記入

18 最終学歴…申請人の最終学歴を記入

19 専攻・専門分野…申請人が修得した分野を記入

20 情報処理技術者資格又は試験合格の有無…該当者のみ記入

21 職歴…学校卒業後の職歴を記入

22 代理人…申請人が16歳未満の場合、法定代理人の氏名等を記入

 

所属機関等作成用

所属機関等作成用①

所属機関等作成用②

所属機関等作成用③-1

所属機関等作成用③

1 契約又は招へいしている外国人の氏名及び在留カード…申請人の情報を記入

2 契約の形態…申請人の雇用形態を記入

3 勤務先…申請人の勤務先の情報(名称・所在地等)を記入

4 就労予定期間…就労する予定の期間を記入

5 給与・報酬…税金を差し引く前の給料の金額を記入

6 実務年数…申請人の実務年数を記入

7 職務上の地位…申請人の職務上の地位を記入

8 職務内容…申請人が勤務する予定の職務内容について記入

9 派遣先等…人材派遣の場合に記入

・最終欄…所属機関の名称及び代表者を記入
       代表者の印鑑を押印

 

申請後の流れは?

出入国管理局に申請が受理されると申請受付票が交付されます。

この受付票には申請番号が記載されています。

申請後、審査状況を問い合わせる際にこの申請番号が必要となりますし、申請結果を出入国管理局に確認に行く際に必要となりますので、失くさないよう気をつけましょう。

在留資格変更許可申請の標準処理期間は2週間から1か月となっていますが申請内容によっては2か月以上かかる場合もあります。

申請結果が出ると申請時に書類と一緒に提出した葉書が送られてきます。

このハガキには「許可」「不許可」のはっきりとした明示はされず「あなたの申請について、結果をお知らせしますので、●月●日までに下記のものを持参のうえ、当所においでください。」という内容になっています。

持参するものは、パスポート、現在有している在留カード、申請受付票、葉書となります。

実は葉書の持ち物欄には「収入印紙」という記載があります。

ここに○が付されていた場合は「許可」が出たと考えても良いでしょう。この収入印紙は許可が出た場合に必要となる手数料となるためです。その場合には、指定された収入印紙を郵便局で購入し、持参してください。窓口で手数料納付書に貼付しサインを記載すると新しい在留カードが交付されます。

予め法務省のホームページから手数料納付書をダウンロードしていき、サインや日付等を記入していくと手続きがスムーズかもしれません。

残念ながら不許可の場合は「収入印紙」の欄にレ点がなく「現金を○○円用意してくるように」記載があることが多いです。

ただこのような記載があっても必ず不許可と決まっている場合ばかりではないようですので、結果通知の葉書を受け取ったらなるべく早目に出入国管理局に行くことをお勧めいたします。

 

在留資格変更許可申請が可能か否かの確認

最初に行う事は?

在留資格変更許可申請は誰でもが行う事が出来るわけではありません。
申請を行う前に希望する在留資格に変更は可能なのかを明らかにしましょう。

希望する在留資格への変更は可能か否かについては、法務省のホームページに「在留資格の変更、在留期間の更新許可のガイドライン」が掲載されていますので、参考にすると良いでしょう。

また他にも在留資格ごとに変更申請が行えるか否かのガイドラインが定められていますので詳細は法務省のホームページで確認するか、最寄りの地方出入国在留管理局に問い合わせると良いでしょう。

 

在留資格変更許可申請が出来ない場合とは?

上記の通り、在留資格変更許可申請は「できない」場合もあります。

例えば「永住者」の在留資格に変更する場合、現在有している在留資格において許可される最長の在留期間が許可されていなければ変更許可申請をすることができません。(当面在留期間「3年」を有する場合は「最長の在留期間を有するもの」として取り扱われます。)


また、「在留資格変更申請」ではなく、「在留資格認定証明書交付申請」をするよう出入国在留管理局から指導を受ける場合があります。

例えば「短期滞在」の資格をもって日本に入国した方が、「在留資格変更申請」によって、「技術・人文知識・国際業務」等の就労ビザを取得しようとした場合、申請を受理してもらえず一旦帰国することを前提に「在留資格認定証明書交付申請」手続きを行うよう指導される可能性が大きいでしょう。

なぜなら、入管法上「短期滞在」からの在留資格変更許可申請は「やむを得ない事情がある場合を除き」原則として許可しないとされているためです。

では、「やむを得ない場合」として許可されるのは具体的にどのような場合でしょうか。
例えば「短期滞在」で日本に入国して在留中、日本人と婚姻し、「日本人の配偶者等」の身分系在留資格に変更する場合等です。

ただし、この場合も必ず変更が許可されるわけではなく、不許可となる可能性もありますので、必要な書類をきちんと揃えて申請を行うようにしてください。

 

在留資格変更許可申請に必要な書類について

では、在留資格変更許可申請手続きには具体的にどのような書類を準備すればよいのか解説していきます。

必要書類について

変更する在留資格によって必要書類が異なるのは既述の通りですが、ここでは具体的に必要な書類について「留学」から「技術・人文知識・国際業務」へ在留資格変更許可申請手続きを行う場合を例として解説していきます。

 

申請する本人(在留資格を変更する外国人)が用意する書類

 1.申請書
  法務省のホームページ又は最寄りの出入国在留管理局の窓口で入手することができます。

 2.写真
  縦4cm、横3cmのサイズのものを用意します。3ヶ月以内に撮影された無帽、無背景で鮮明なものを用意してください。
  スナップ写真ではなく、正面を向いた証明写真にしましょう。
  裏に申請する本人の氏名を記載し、申請書の写真欄に貼付します。

 3.申請人の学歴や職歴を証明する資料
  (就職先の企業がカテゴリー1又は2に該当する場合は原則不要)
  申請人の大学や短大、専門学校などの卒業証明書や成績証明書等です。
  日本の専門学校を卒業して専門士又は高度専門士の称号を付与されている場合は、その証明書の写しも提出します。
  また資格変更後の職務と関連した職歴がある場合は、その職歴を証明する履歴書や在職証明書等を提出します。

 

就職予定の企業側が用意する書類

 4.企業のカテゴリーを証明する書類
  「技術・人文知識・国際業務」の在留資格変更許可申請手続きでは就職予定の企業規模を4つのカテゴリーに分類しています。(参考 : 法務省「提出書類」)


  就職する予定の企業が属するカテゴリーによって提出する書類が違います。

  カテゴリー1に分類される場合はこの書類は必要なく、カテゴリー1に該当することを証明できる書類、例えば日本の証券取引所に上場していることを証明する書類の写しを提出します。

  カテゴリー2は前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表(受付印のあるものの写し)又は電子申請を行っている場合は申請を受け付けた旨のメールの写しか在留申請オンラインシステムの利用申出の承認を受けている場合は承認のお知らせメールの写しを提出します。

  源泉徴収票等の法定調書合計表とは会社が何人にいくら給与を支払ったのか、いくら不動産の使用料を支払ったのかが分かる資料で、給与支払が確定した翌年1月末日までに取りまとめて税務署に提出するものです。

  カテゴリー3は前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表を提出します。
  カテゴリー1から3のいずれにも該当しない場合はカテゴリー4に分類されます。


 5.申請人の活動内容等を明らかにする資料
  申請人が「技術・人文知識・国際業務」の在留資格に変更し、具体的にどのような業務を行うのかが分かる書類のことで、例えば勤務する会社との労働契約書等です。
  これは内定している企業側から提示された書面に申請人のサインがされている写しを提出します。

 6.登記事項証明書
  就職先企業の登記事項証明書の原本を提出します。この書類は法務局窓口または法務局の支局、出張所で交付請求を行えば取得できますが、手数料として600円を収入印紙で支払います。

 7.就職先企業の事業内容を明らかにする資料
  会社案内などを提出すれば良いでしょう。
  企業の沿革、役員、組織、取引先やその実績が分かるものを提出しましょう。
  なければホームページを印刷するなどして提出しましょう。

 8.直近年度の決算文書
  直近年度の貸借対照表、損益計算書などの決算文書を提出します。
  カテゴリー4に該当する企業でまだ初年度決算を迎えていない等の会社は事業計画書を提出します。

 9.給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表を提出できない理由を明らかにする資料
  源泉徴収票の免除を受ける場合はその免除証明書等、それ以外の機関の場合は給与支払い事務所などの開設届出書の写し、直近3ヶ月分の給与所得・退職所得などの所得税徴収高計算書、納期の特例を受けている場合はその承認を証明する書類の提出をします。


カテゴリー1又は2に該当する企業は原則として、3と5以降の書類の提出は不要ですが、申請後入管から提出を求められる場合があります。

また、就職先企業がカテゴリー1又は2に該当する場合であっても、申請人が専門学校卒業である場合は専門士又は高度専門士の称号を付与された証明書の提出は必要となります。

 

理由書の必要性

在留資格変更許可申請手続きの必要書類中、理由書の提出は必須ではない場合もありますが、なぜ在留資格を変更して日本にいたいのか説明するためにも提出することをお勧めします。

ここでは留学から技術・人文知識・国際業務の在留資格変更許可申請の場合の理由書例を提示します。


理由書は就職先企業の概要説明、なぜ申請人を採用する必要性があるのか、申請人は企業でどのような職務につくのか、担当する業務の具体的内容、申請人の経歴とそれに対する企業側の評価などを記載すると良いでしょう。

 

採用理由書文例

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申請人を当社にて採用いたしますので、ご審議のうえ、在留資格「技術・人文知識・国際業務」のご許可を賜りますようよろしくお願いいたします。


1.当社について
 当社は平成20年に設立し第12期目を迎えております。資本金は300万円、直近の売上高は5000万となっております。主な業務は各種機械の開発設計を行っております。設計開発業務ではお客様のニーズに応じ企画・構想から設計、図面作成から加工搬入の一連の作業を行っております。今後もお客様のお役に立ち、社会に貢献できる会社として一層の努力をしていく所存です。

2.申請人を採用する必要性及び担当業務
 当社は機械の企画・開発・設計という専門的な知識が必要とされる業務を行っていることから小規模であるにも関わらず、○○商事株式会社様や□□株式会社様といった機械の製造販売を行っている大手企業とお取引をさせていただいており、年々受注量が増えております。
 しかし少子高齢化で機械の企画・開発・設計業務を行うために必要な知識を身につけた日本人技術者の確保は困難です。
 そこで日本の工業系大学に在学している留学生数名と面接し、当社の求める専門知識を有しているか、人柄はどうか等につき社内にて慎重に協議を行った結果、今回の申請人を採用することに決定し、本人に雇用条件等を説明し、納得してもらったうえで雇用契約を締結するに至りました。
 申請人が当社において担当する業務は以下の通りです。

(1) 設備設計業務
お客様のニーズに応じた機械の設計業務を行います。

(2)CADオペレーション
専用CADを使用して設計図面作成を行う業務です。

3.申請人の経歴及び当社の評価
 ●氏は大学の工学学科において機械設計を専攻しました。
 大学では「CAD」や「機械設計理論」等の設計に関する専門科目を履修しましたのでCADやSOLIDWORKS等のソフトウェアも扱う事が可能です。
 当社では様々な機械の開発設計、CAD図面作成を行っていかなくてはなりません。
 その設計を行うためにはCAD等を扱える知識も必要となります。
 その点、申請人おいては大学で設計についての知識を身につけており、当社で行う業務を遂行するに必要な知識と申請人が大学で習得した知識は関連性があるものと考えております。

 また申請人は日本に留学しており日本語でのコミュニケーションには問題なく、業務を遂行するに足りる日本語能力を有している事は採用面接を通して確認しております。

4.申請人の入社に向けて
 申請人は留学中、日本の法令を遵守し生活しており、税金も未納、滞納もありません。また入社後は当社が全責任をもって日本での生活及び法律、法令の遵守を指導・監督し、大学で学んだ知識を活かし当社にて活躍できるよう全面的に支援していく所存です。


 以上の次第ですので、御庁におかれましては当社の諸事情ご理解のうえ、申請人の在留資格の許可を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

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(※文例 : 筆者作成)

書類作成上の注意点

書類を作成する際、まず申請書の記載間違いなどはないよう十分に気をつけましょう。特に在留カード番号、在留期間、パスポート番号、生年月日など間違いやすいので十分気をつけましょう。

またどの在留資格に変更したいかによって提出書類が違うのは既述の通りですが、提出書類の中には戸籍や住民票など日本の役所において取得するものが多々あります。日本の役所が発行する書類については発行日から3ヶ月以内のものを提出する必要がありますので、取得する時期に気を付けてください。

また変更の理由書を作成する際には「在留資格変更、在留期間の更新許可のガイドライン」に沿ってなるべく具体的に説明することが大変重要となります。

例えば就労系の在留資格に変更したい場合には、雇用・労働条件が適正であり、本人の学歴や能力に合致した業務内容であることや、今までも日本の法律を遵守し、税金や年金もきちんと納めていることも書面で説明していきます。

日本人と結婚した人などは偽装結婚ではないこと、今後の生活をしていく上で経済的にも問題がないこと、などを説明していきましょう。

出入国管理局は申請の内容を書面でのみ判断します。

説明不足によって不許可にならないよう丁寧に書類を揃え、理由書で説明をしていくようにしてください。

提出した書類中、外国語の書類には必ず日本語訳を付してください。

また原則として申請の際、提出した書類は返却されません。書類の返却を希望する場合は申請時にその旨申し出るようにし下さい。

留学生を雇用する場合

日本で学んでいる留学生を日本の会社で雇用する場合、この「在留資格変更許可申請」を行い、留学の在留資格から就労系の在留資格に変更する必要があります。

現在就労系の在留資格もいくつかあり、雇用する留学生の仕事内容などによりどの在留資格への変更が適しているのか、の検討が必要となります。

留学生を雇用し、就労系の在留資格に変更する場合は、本人の学歴や企業が任せたい仕事内容を考慮し、変更する在留資格の検討を行ってください。

「技術・人文知識・国際業務」は就労系の在留資格の中でもよく知られていますが、留学生の学歴と日本の会社での仕事内容の関連性等、「技術、人文知識・国際業務」の在留資格を取得する法的要件をクリアしていなければ許可はおりません。

法務省のホームページに留学生の在留資格「技術・人文知識・国際業務」への変更許可ガイドラインが掲載されていますので、出入国管理局がどのような点に着目して審査を行うかの参考にしてください。
(参考 : 法務省「留学生の在留資格「技術・人文知識・国際業務」への変更許可のガイドライン」)

また留学生の場合、資格外活動許可を受けてアルバイトを行っている方が大半ですが、中にはアルバイトをし過ぎていたり、納税義務を怠っていたりする場合もあります。

在留資格変更許可申請時、出入国管理局への提出書類にはなっていませんが、できれば納税課税証明書を取得してもらい、確認をしておくのも良いかもしれません。

 

留学生の方は在学中には就職先が決まらない場合もあるかもしれません。

卒業後日本に滞在しながら引き続き就職活動を行いたい場合は、就職活動を行うための「特定活動9」の在留資格に変更することが可能です。

在学中から就職活動を行っていたこと、日本での在留状況に問題がなく、卒業した大学や専門学校等の推薦が得られることが必要となります。
この特定活動9の在留期間は6月で1回のみ更新可能ですので、卒業後最長で1年間就職活動ができます。
(参考 : 法務省「特定活動9」)

 

「日本人の配偶者等」から変更したい場合

日本人と婚姻をして「日本人の配偶者等」の在留資格を有していた外国人が配偶者と離婚または死別等をした場合、「定住者」へ在留資格変更を行うことでそのまま日本に滞在できる可能性があります。

しかし、すべて認められるわけではなく、日本に継続して滞在する相当な理由があると認められた場合に限ります。


では、「相当な理由」とはどのようなものでしょうか。
日本人との間に子供がいて、継続してその子供を日本で監護養育する必要性が認められた場合です。

また子供がなくとも日本で既にある程度生活をしていたことにより、日本に生活基盤があり一定の収入が見込まれる場合も定住者への資格変更が認められる場合があります。

「定住者」への在留資格変更申請を行う場合には、申請理由書において上記の点をきちんと説明すると良いでしょう。

 

「在留資格変更許可申請」の審査のポイント 

在留資格変更許可申請を行った際、審査のポイントはどこなのでしょうか。

まずは変更後の在留資格にあった活動をするか否かです。

例えば留学生が就労ビザへの在留資格変更申請をした場合、留学生本人の活動内容がその就労ビザに合ったものなのか否かという部分です。

次に現在有している在留資格に定められた活動をきちんと行っているかどうかもポイントです。

失踪した技能実習生や退学したにも関わらず留学の在留資格で日本で就労していた、等は現在有している在留資格にあった活動をしているとは認められず不許可になってしまう可能性が高くなります。


今までの在留状況も大きなポイントです。

退去強制に該当するような行為はもってのほかですが、交通違反を繰り返す、税金の未納滞納が長期間または高額となっている場合には審査ではマイナス要素となってしまいます。


このように在留資格変更許可申請では現在有している在留資格での活動状況、変更後の在留資格での活動内容、今までの在留状況等を総合して判断されることに注意してください。

 

代理申請について

在留資格変更許可申請は現在何らかの在留資格を有して日本に在留している外国人が行う手続きです。

そのため本人が出入国管理局に出頭して行う事が原則です。

しかし、何等かの理由で本人が出頭することが出来ない場合は下記の者が代理で申請を行うことも出来ます。

1.申請人本人の代理人

2.申請人本人から依頼を受けた下記の取次者

(1)申請人が経営している期間又は雇用されている機関の職員

(2)申請人が研修又は教育を受けている機関の職員

(3)外国人が行う技能、技術又は知識を習得する活動の監理を行う団体

(4)外国人の円滑な受入を図ることを目的とする公益法人の職員

(5)地方出入国在留管理局長に届け出た弁護士又は行政書士

3.申請人本人が16歳未満の場合又は疾病その他の事由により自ら出頭できない場合には、その親族又は同居者若しくはこれに準ずる者で地方出入国在留管理局長が適当の認めるもの

これらの者が申請書を提出する場合、申請人本人は出頭しなくても良いですが、必ず日本に滞在していなければなりません。

許可が下りた場合の新しい在留カードの受取も申請人本人か上記の者に限ります。

また在留資格変更許可申請をした外国人が現在有している在留資格の有効期限が到来したとしても、現有の在留資格満了日から2ヶ月を経過する日、又は処分の日いずれか早い方の日までの間、現有の在留資格をもって日本にいることが出来ます。

ただし、何の処分もされないまま現有の在留資格満了日から2ヶ月が経過してしまうと日本に滞在することが出来なくなってしまいますので、上記の申請結果の葉書が届いたらなるべく早く出入国在留管理局に出向くようにしましょう。

万が一、満了日から2ヶ月を経過する日の10日前までに通知の葉書が手元に届かない場合は出入国在留管理局に問い合わせをするようにしてください。

当然ですが葉書は郵送で届きます。申請時と住所が変更したような場合には、必ず出入国在留管理局に届け出るようにしてください。

万が一変更許可申請が不許可になった時点で現有の在留資格が満了していた場合は、その時点から30日もしくは31日の特別活動という帰国準備期間が与えられることとなります。

その期間で出国の準備をするか、もしくは再申請を行うか次の対応を考えていくことになります。

まとめ

在留資格変更許可申請は原則的には現在何らかの在留資格を有し日本に在留している外国人が行う手続きですので、当然変更申請の際の審査では今までの日本での生活状況も審査されます。

例えば法令を遵守しているか、納税の義務は果たしているか等です。

今後も日本での生活を考えている外国人の方は現在の生活が在留資格変更に影響を及ぼす可能性があることも心に留めておいていただければと思います。